قاموس «First».. ما هى قيود اليومية ومكوناتها؟

تُعرف القيود اليومية على أنها أسلوب لتسجيل المعاملات والحركات التجارية والمالية في السجلات المحاسبية، مهما كان حجم ونوع هذه المعاملات، وهى أحد مراحل الدورة المحاسبية، أي أنها عبارة عن توثيق وأرشفة لجميع العمليات المالية التي تمت بالتفصيل.

ويقوم القيد اليومي على تتبع الحسابات والمعاملات المالية، وذلك من خلال توفير شرح مختصر لتفاصيل المعاملة، ويشمل هذا الشرح تاريخ التوقيع على المعاملة، وجميع أطراف هذه المعاملة.

ويسجل قيد اليومية في دفتر اليومية، ثم يتم ترحيله فيما بعد إلى دفتر الأستاذ العام، حيث تساهم المعلومات والبيانات الناتجة عن هذا القيد في إعداد القوائم والتقارير المالية.

يُعد قيد اليومية أداة مهمة للمحاسب، حيث يُستخدم كمرجع أساسي يومي لتسهيل إدارة العمليات المالية للشركة، ومتابعة تطور التدفقات النقدية.

كما يساعد في تسوية الحسابات وإعداد القوائم المالية، وتحديد وضع الدائنين والمدينين، وتقييم المصروفات.

إضافة إلى ذلك، يساهم قيد اليومية في الرقابة على الأنشطة والمعاملات المالية والتجارية، مما يقلل من احتمالية وقوع الأخطاء أو السهو، ويساعد في متابعة المخزون والفواتير والقطع المباعة وقيمتها.

ويوجد عدة أنواع لقيد اليومية يتم تطبيقها عند الحاجة، وفقًا لنوع العملية أو المعاملة التي تمت أبرزها القيد البسيط، وهو الذي يشتمل على حساب واحد من جانب المدين، وحساب واحد أيضًا من جانب الدائن.

كما يُعد القيد المركب من أبرز القيود اليومية، وهو يشتمل على أكثر من حساب من طرف المدين، أو أكثر من حساب من جانب الدائن أو كليهما، ويتم استخدامه لتسجيل أكثر من عملية في وقت واحد أو في المعاملات المعقدة.

ويعتبر القيد الختامي أيضًا من أشهر القيود اليومية، ويُعرف على أنه القيد الذي تقوم الشركة أو المؤسسة بإعداده في بداية السنة المالية، وذلك قبل بدء مشروع أو نشاط معين، ويعتمد هذا القيد على تسجيل الموجودات والمطلوبات اللازمة قبل بدء النشاط، ويتم أيضًا خلال هذا القيد تسجيل العديد من الأرصدة التي تم ترحيلها من الحسابات الخاصة بالسنة المالية السابقة.

ومن أنواع القيود اليومية أيضًا قيود التحويل؛ التى تشمل تسجيل المبالغ والحركات النقدية من صندوق لصندوق، أو تحويل المبالغ النقدية بين الحسابات البنكية المختلفة، والقيود الختامية؛ حيث تقوم الشركات في نهاية كل سنة مالية أو فترة محاسبية بعمل التقارير المالية والقوائم المالية، وفي هذه الخطوة قد تقوم الشركات بإقفال بعض الحسابات، بحيث تصبح أرصدة بعض الحسابات مع بداية السنة المالية صفر، ويتم إقفال الحسابات الدائنة مثل الإيرادات والأرباح بتحويلها لحسابات مدينة، والحسابات المدينة مثل المصروفات والنفقات لحسابات دائنة.